Với bài viết dưới đây, bạn sẽ được hướng dẫn các thủ thuật để bảo vệ cho dữ liệu trong Microsoft Word 2010.

1.    Tạo Watermark

Watermark là hình ảnh, nội dung text mờ được chèn vào phía sau văn bản trong tài liệu word, giúp văn bản do bạn soạn thảo có ký hiệu riêng, tránh bị sao chép, ăn cắp bản quyền.

Để tạo Watermark, bạn thực hiện các bước như sau: Vào Page Layout à Watermark à Custom watermark.

Trong cửa sổ Printed Watermark, chọn Text watermark, nhập nội dung bạn muốn chèn vào ô Text à Chọn OK. Ngoài ra, bạn cũng có thể lựa chọn kiểu chữ (Font), cỡ chữ (Size) và màu chữ (Color).

Trường hợp bạn muốn Watermark là hình ảnh, bạn chọn vào Picture watermark à nhấn vào Select Picture à chọn đến hình ảnh các bạn muốn thêm. Bạn có thể chọn độ rộng cho hình ảnh trong Scale, đánh dấu vào Washout để đặt hình ảnh làm hình nền mờ phía sau văn bản. Sau đó chọn OK.

Sau khi tạo Watermark, bạn nên xuất file word sang PDF hoặc dùng tính năng chống sao chép, chỉnh sửa trong word để văn bản của bạn được bảo mật tốt nhất.

2.    Chống copy, chỉnh sửa dữ liệu trong file word:

Vào Review à Restrict Editing à Editing restrictions à click vào “Allow only this...document” à chọn Filling in forms à Nhấn Yes, Start Enforcing Protection. Một hộp thoại mới xuất hiện, bạn nhập password vào.

Sau khi hoàn thành các bước trên, nội dung trong word sẽ không copy được và cũng không chỉnh sửa được.

Tuy nhiên, nếu bạn chỉ muốn chặn việc chỉnh sửa nội dung văn bản nhưng vẫn cho phép được copy, thì trong phần 2. Editing restrictions , thay vì chọn Filling in forms, bạn lựa chọn No changes (Read only)à Nhấn Yes, Start Enforcing Protection.

3.    Chống in ấn nội dung trong file word

Nhấn Ctrl+A để chọn toàn bộ văn bản mà bạn không muốn in à click chuột phải chọn Font (hoặc nhấn Ctrl+D).  Xuất hiện 1 bảng mới à chọn Hidden à nhấn OK.

 Kiểm tra file word, bạn sẽ thấy nội dung văn bản bạn chọn đã bị mất. Nếu bạn muốn thấy nội dung văn bản đã ẩn: vào File à Options à Display à Hidden Text à OK.

 Nếu bạn muốn vừa không in được và cũng không copy được thì làm thao tác chống in trước rồi làm chống copy sau.

4.    Không cho mở file word

Đối với những tài liệu word quan trọng mà bạn muốn chỉ mình bạn có thể mở, xem nội dung bên trong và không cho bất kỳ ai biết. Hãy thực hiện các bước sau đây để mã hóa và đặt mật khẩu bảo vệ cho file word đó:

Chọn File à Info à Protect Document à Encrypt with Password.

 Một hộp thoại xuất hiện, bạn chỉ cần nhập vào mật khẩu của mình vào, rồi bấm nút OK.

Tiếp đó, một cửa sổ khác xuất hiện, bạn nhập lại mật khẩu một lần nữa để xác nhận. Và nhấn OK để áp dụng.

Sau khi đặt mật khẩu, nếu bất kỳ ai khác mở file văn bản đó, đều cần phải nhập đúng mật khẩu do bạn thiết lập thì mới có thể xem nội dung bên trong./.

Diệu Huyền