Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu với các bạn 5 tính năng thú vị trên Google Docs mà bạn có thể khám phá:

1. Chuyển hình ảnh thành văn bản:

Bạn cần đánh lại nội dung của một tập tin văn bản dạng hình ảnh hoặc bản scan PDF. Thay vì mất công gõ lại từng từ, bạn có thể sử dụng Google Docs như là một công cụ giúp trích xuất thông tin từ hình ảnh sang định dạng văn bản một cách đơn giản và nhanh chóng mà không cần cài đặt phần mềm. Hãy làm theo các bước sau:

Vào địa chỉ: https://drive.google.com/ để vào ứng dụng Google Drive. Sau đó bạn tải File hình ảnh hoặc PDF lên Google Driver bằng cách chọn “Mới” à “Tải tệp lên”. Hoặc cách nhanh hơn là bạn kéo và thả file vào trong trang web Google Drive.

     

Sau đó click chuột phải vào tập tin vừa chuyển lên, kích chọn “Mở bằng” à “Google Tài liệu”.

Lúc này, trang Google Docs mở ra, bạn sẽ thấy nội dung đã được chuyển sang văn bản.

Kết quả chuyển một file scan định dạng PDF thành nội dung chữ

Nếu là file văn bản cần chuyển là dạng hình ảnh (VD: JPG, PNG,…), thì sau khi chuyển thành chữ, tại trang kết quả, trang đầu tiên sẽ là hình ảnh, trang kế tiếp mới là nội dung chữ.

Sau khi thực hiện xong, bạn có thể copy văn bản đó về Word của máy tính hoặc vào Menu “Tệp” à chọn “Tải xuống dưới dạng” à “Microsoft Word (.docx)” để tải văn bản vừa được định dạng về máy tính. Kế đó, bạn chỉ việc mở file này ra và chỉnh sửa nội dung theo ý mình là xong.

Lưu ý: Google Docs sẽ chuyển chính xác nội dung tiếng Việt đối với các văn bản hình ảnh sử dụng font chữ Unicode, như: Time New Roman, Arial, Tahoma,… Với các font chữ khác bạn cần dùng phần mềm chuyển mã font như UniKey để xem được nội dung sau khi chuyển ảnh thành chữ.

2. Sử dụng giọng nói để soạn thảo văn bản.

Tính năng này giúp bạn soạn thảo văn bản trên laptop hoặc trên điện thoại một cách nhanh chóng hơn. Nếu sử dụng máy tính để bàn, bạn cần có thiết bị thu âm giọng nói Microphone hoặc tai nghe có gắn Microphone. Cách làm như sau:

Bạn vào https://docs.google.com , kích chọn ô “Trống” để tạo văn bản mới.

Giao diện soạn thảo sẽ hiện ra. Tiếp theo, chúng ta sẽ thiết lập ngôn ngữ nhập vào. Bạn nhấn vào “Tệp” à “Ngôn ngữ” à “Tiếng Việt” để Google Docs có thể hiểu được ngôn ngữ mà bạn đọc.

Tại thanh Menu bạn chọn “Cộng cụ” à “Nhập bằng giọng nói” hoặc nhấn tổ hợp  phím tắt Ctrl + Shift + S. Bạn tiếp tục nhấn vào biểu tượng Microphone để kích hoạt chương trình nhập dữ liệu qua âm thanh. Vì lúc này Google Docs cần sử dụng Micro của máy tính nên một bảng thông báo sẽ hiện ra. Bạn nhấn vào Cho phép (Allow). Bạn click chuột vào vùng cần nhập văn bản để quá trình được bắt đầu.

Lưu ý: Bạn cần đọc với tốc độ vừa phải, giọng đọc không cần phải quá to nhưng phải từ từ và phát âm rõ ràng. Hiện nay, Google Docs chỉ xử lý, chuyển đổi âm thanh giọng nói thành chữ. Các thao tác như xuống dòng, thêm các dấu phẩy, dấu chấm, gạch ngang… thì bạn cần tự định dạng lại sau khi có nội dung văn bản chữ.

3. Tìm kiếm trực tuyến từ khóa ngay tại trang soạn thảo

Trong quá trình soạn thảo trên Google Docs, bạn có thể gặp những từ ngữ cần phải tra cứu để hiểu rõ hoặc cần tìm hình ảnh thích hợp để minh họa. Để làm được điều đó mà không cần phải mở một trang web mới, bạn chỉ việc bôi đen từ cần tra và nhấp chuột phải chọn “Khám phá” (hoặc nhấn tổ hợp phím: Ctrl+Alt+Shift+I) để tìm kiếm nhanh trên Google hoặc “Định nghĩa” (phím tắt: Ctrl+Shift+Y) để tra cứu trong từ điển. Kết quả tìm kiếm sẽ xuất hiện trên một bảng nhỏ nằm phía bên phải của ứng dụng. Hoặc trên thanh menu của trình soạn thảo văn bản, chọn “Công cụ” à “Khám phá” à nhập từ khóa vào ô tìm kiếm.

Nếu muốn xem kết quả tìm kiếm dạng hình ảnh, bạn nhấn vào tab “Hình ảnh”. Nếu muốn thêm ảnh nào vào văn bản, bạn nhấn dấu + ở góc phải của ảnh.

              4. Làm việc nhóm trực tuyến

              Đây là một tính năng độc đáo của Google Docs, cho phép bạn chia sẻ tài liệu với những người khác. Các cộng tác viên trên một tài liệu có thể xem, bình luận ngay trên đó, hoặc chỉnh sửa tài liệu, tuỳ thuộc vào cách mà bạn phân quyền cho họ. Bạn sẽ thấy được những thay đổi của văn bản khi người khác chỉnh sửa hay gõ vào văn bản đó theo thời gian thực. Nghĩa là cùng một văn bản nhưng nhiều người có thể gõ và chỉnh sửa cùng một lúc. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chat với những người đang làm việc chung trên văn bản đó thông qua khung hội thoại đặt bên phải màn hình.

              Cách làm như sau: trong quá trình soạn thảo, nếu bạn đã cần ý kiến của một ai đó hãy đánh dấu vào bình luận bằng cách gõ @ hoặc + sau đó, gõ tên của đối tượng (tên gmail).

              Google Docs sẽ hiện các tùy chọn dựa theo danh bạ Gmail và thông báo cho họ qua email, sau đó bạn chỉ cần cấp quyền cho người dùng là đã xong rồi.

         

Chọn thành viên cùng tham gia hoàn thành văn bản trên Google Docs

Cấp quyền cho các thành viên đó.

Google Docs thông báo đến Gmail của thành viên trong nhóm.

    Các thành viên được phép chỉnh sửa văn bản cùng một lúc. Kết quả chỉnh sửa sẽ hiển thị trực tiếp cho những thành viên khác theo dõi. Ngoài ra, Google Docs còn cho phép nhóm cùng trao đổi thảo luận trực tiếp thông qua khung hội thoại đặt bên phải màn hình.

              Lưu ý: Một điều thú vị là Google Docs cho phép tự động lưu tài liệu. Khi thêm nội dung mới vào Google Docs, thay đổi mà bạn vừa thực hiện sẽ tự động được lưu vào Drive.

              5. Chế độ offline làm việc

              Chế độ offline sẽ cho phép người dùng có thể sử dụng Google Docs ngay cả khi không có kết nối Internet. Lưu ý rằng, tính năng này sẽ chỉ hỗ trợ trên Google Chrome.

              Bật tính năng này bằng cách truy cập Google Drive (https://drive.google.com) à nhấn chọn biểu tượng bánh răng ở góc phải  --> Cài đặt.

              Trong mục Ngoại tuyến, bạn nhấn chọn ô “Đồng bộ hóa Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Bản vẽ với máy tính này để bạn có thể chỉnh sửa ngoại tuyến”.

              Từ đây, bạn đã có thể chỉnh sửa các file văn bản, bảng tính hay văn bản trình chiếu một cách dễ dàng ngay cả khi không có Internet./.